Onboarden in AFAS
In Profit 3 heeft het indienstproces een volledige make-over gekregen met een nieuw proces ‘onboarden’. Waar je voorheen moest kiezen of een nieuwe medewerker volledig nieuw was of een herindienster, start je nu één proces op waarbij AFAS die keuze automatisch voor je maakt. Ook kun je nu al een contractvoorstel naar de nieuwe medewerker sturen voordat je alle benodigde gegevens hebt opgevraagd. In Profit 6 (zomer 2025) verdwijnt de oude manier van indienstmelden volledig. Dit is dé kans om jouw indienstproces volledig te optimaliseren en efficiënter te maken. Maar wat betekent dit voor jou?
De voordelen van onboarden
Het onboarden proces kun je op verschillende momenten en vanuit verschillende plekken opstarten, wat het gebruikersgemak vergroot. Je hoeft namelijk niet meer vooraf te kiezen of de medewerker buiten het werving en selectie traject indienst komt, herindienst komt, als sollicitant in dienst komt of dat er bij een bestaande medewerker een nevendienstverband moet worden aangemaakt. AFAS herkent dit automatisch en helpt je in de workflow de juiste keuzes te maken.
Wanneer het onboarden proces wordt gestart kun je direct een contractvoorstel sturen. Via draaiboeken vraag je vervolgens de benodigde gegevens op bij de nieuwe medewerker voor het indienst melden. Deze gegevens kunnen zelfs per functie gespecificeerd worden, wat jouw organisatie meer flexibiliteit biedt en duidelijkheid geeft over welke gegevens in welke situatie nodig zijn. De HR-administratie krijgt hierdoor een meer controlerende in plaats van administratieve rol.
Welke situatie is voor jou van toepassing?
De impact van deze veranderingen verschilt per organisatie, afhankelijk van hoe ver je bent in het digitaliseren van je instroomproces en of je gebruikmaakt van werving en selectie binnen AFAS of via een koppeling.
- Je gebruikt alleen de indienst- en herindienstworkflow
Meld je medewerkers (her)indienst via InSite, maar vraag je geen extra gegevens op aan de nieuwe medewerker? Dan is alleen het inrichten van de nieuwe onboarden profielen en workflow voldoende. Natuurlijk is dit wel dé kans om nog meer uit AFAS te halen door gegevens ten behoeve van het indienst melden digitaal op te vragen en de arbeidsovereenkomst digitaal te laten ondertekenen. Hierdoor wint de HR-administratie flink wat tijd.
- Je gebruikt het pre-boardingsproces via OutSite
Als sollicitanten via OutSite gegevens aanleveren en de arbeidsovereenkomst digitaal ondertekenen, moet je de profielen, de onboardingworkflow en de aanvullende gegevens (zoals NAW-gegevens, diploma’s, VOG, etc.) inrichten. Het in gebruik nemen van de volledige Werving en Selectie module is hierbij een mogelijke optimalisatie.
- Je gebruikt de volledige Werving en Selectie module
In deze situatie moeten de profielen, de onboarden workflow en de uitvraag van de aanvullende gegevens (zoals de NAW-gegevens, diploma’s, VOG, etc. ) ingericht worden. Dit is ook een goed moment om het werving- en selectieproces verder te optimaliseren.
- Je gebruikt een aparte ATS en start het proces in AFAS zodra de sollicitant gegevens moet gaan aanleveren
In Profit 4 levert AFAS de updateconnector voor het onboarden proces uit. Ga je gebruik maken van de nieuwe updateconnector, houd er dan rekening mee dat hier acties vereist zijn voor het koppelplatform. In deze situatie moeten de profielen, de onboarden workflow en de uitvraag van de aanvullende gegevens (zoals de NAW-gegevens, diploma’s, VOG, etc.) ingericht worden.
Optimaliseren met IJK
Wil jij jouw indientsproces optimaliseren en efficiënter maken? Onze consultants helpen je graag. Neem gerust contact met ons op.
