Inzage in personeelsdossier na uitdiensttreding
De Offboardingsmodule van IJK biedt jou een efficiënte oplossing voor het gestroomlijnd afhandelen van het uitdiensttredingsproces van medewerkers. Met deze module verstrek je automatisch toegang tot belangrijke documenten via een beveiligde OutSite-pagina. Hierdoor kunnen oud-medewerkers zelfstandig hun loonstroken en jaaropgaven raadplegen zonder tussenkomst van de HR-afdeling. Hierdoor houd jij tijd over. Tijd voor zaken waarmee je écht het verschil kunt maken.
Oud-medewerkers krijgen toegang tot een speciale Outsite-pagina
De Offboardingsmodule stelt de documenten beschikbaar via de speciaal geconfigureerde AFAS OutSite-pagina. Op de datum van uitdiensttreding ontvangt de oud-medewerker automatisch unieke inloggegevens, waarmee die toegang krijgt tot de OutSite-pagina. Bovendien plaatst de geautomatiseerde koppeling de benodigde dossieritems uit AFAS moeiteloos op de OutSite-pagina.
Uit dienst en toegang tot InSite? HubBI hubt het voor je!
Als virtuele AFAS-assistent helpt HubBI je om jouw werk sneller en gemakkelijker te maken. Daar waar handmatige processen geautomatiseerd kunnen worden, helpt HubBI je direct met slimme hubs. Zo ook voor toegang tot AFAS InSite na uitdiensttreding. Hoe HubBI dat doet? HubBI haalt gegevens uit AFAS, bewerkt ze en stuurt ze weer terug. Achter de schermen regelt HubBI dit met complexe automatiseringsacties in een mum van tijd voor jou.
Voordelen van de Offboardingsmodule
De voordelen van de AFAS offboardingsmodule op een rij:
- Het optimaliseert het uitdiensttredingsproces, waardoor de organisatie efficiënter kan werken.
- Oud-medewerkers hebben probleemloos toegang tot essentiële informatie.
- Het voldoet aan de AVG-richtlijnen, doordat informatie op een veilige en gecontroleerde wijze wordt gedeeld met oud-medewerkers.
- Je bespaart veel tijd, omdat het uitdiensttredingsproces geautomatiseerd wordt.
- Handmatige en foutgevoelige handelingen worden drastisch verminderd, dit verhoogt de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het offboarding proces.
Veelgestelde vragen
Op de datum van uitdiensttreding ontvangt de oud-medewerker automatisch inloggegevens, waarmee die via unieke inlogcodes toegang krijgt tot de speciale OutSite-pagina. De benodigde dossieritems uit AFAS worden automatisch op deze pagina geplaatst.
Organisaties kunnen zelf instellen wat de bewaartermijnen van documenten in AFAS moet zijn. De documenten in de Offboardingsmodule werken op eenzelfde manier.
Daarin hebben we twee opties. Als jij als organisatie zelf de OutSite-pagina maakt, dan zijn we in korte tijd klaar met het inrichten van de Offboardingsmodule. Wil je dat de consultants van IJK de OutSite-pagina bouwen én de Offboardingsmodule activeren? Dan komen er een paar inrichtingsdagen bij.
De IJK Offboardingsmodule is gebouwd op het HubBI platform. HubBI is dé AFAS automation tool die ervoor zorgt dat handmatige handelingen in en om AFAS worden gereduceerd.
De module voldoet aan de AVG-richtlijnen door het veilig en gecontroleerd delen van informatie met oud-medewerkers. Het geautomatiseerde proces bespaart tijd voor HR-medewerkers, vermindert handmatige handelingen en verbetert de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het offboardingproces.