Beveiligen van correspondentie bij uitdienst in AFAS
Bij de uitdiensttreding van een medewerker wordt het AFAS account van deze medewerker geblokkeerd. Een voordeel hiervan is dat jouw organisatie niet onnodig licenties hoeft af te nemen en de medewerker geen toegang meer heeft tot organisatiegegevens. Echter heeft de medewerker hierdoor ook geen toegang meer tot AFAS InSite en daarmee dus ook niet tot zijn of haar eigen loonstroken en jaaropgaven. Dit zorgt vaak voor veel onnodig en onveilig bel- en mailverkeer. IJK denkt graag met je mee om dit proces te vereenvoudigen.
Bij het registreren van de uitdienstdatum kan de standaard functionaliteit van AFAS zorgen voor de volgende problemen:
- Loonstroken en jaaropgaven worden vanaf registratie van de uitdiensttreding direct via de privémail verstrekt, terwijl de medewerker mogelijk nog een bepaalde periode binnen jullie organisatie aan het werk is.
- Loonstroken en jaaropgaven worden onbeveiligd of matig beveiligd verstrekt, dit zorgt voor een beveiligingsrisico en persoonsgegevens worden niet voldoende afgeschermd.
De Autoriteit Persoonsgegevens verlangt van organisaties dat zij hun gegevensverwerking op een passende manier beveiligen. IJK helpt je graag de correspondentie met medewerkers te verzorgen zonder beveiligingsrisico’s.
Voor het beveiligen van correspondentie bij uitdienst gebruiken we de mogelijkheden van HubBI. HubBI is het automation platform van IJK dat handmatige en repeterende handelingen in en om AFAS automatiseert.
Hoe werkt de beveiliging van correspondentie bij uitdienst met HubBI?
- De medewerker wordt na de registratie van de uitdienstdatum via ESS geattendeerd op het risico dat wordt gelopen bij het niet beveiligen van de correspondentie.
- In deze signalering ontvangt de medewerker een link om een eigen wachtwoord aan te maken voor de correspondentie na uitdienst.
- Door de inzet van HubBI wordt de correspondentie na de werkelijke uitdienstdatum verstrekt via de privémail van de medewerker.
- Vervolgens kan de medewerker de beveiligde gegevens na uitdienst veilig raadplegen door middel van het eigen gekozen wachtwoord.
IJK zorgt samen met jou voor veilige correspondentie
Heb jij hulp nodig bij het beveiligd en juist verstrekken van gegevens aan oud-medewerkers? Wij denken graag met je mee. Neem contact met ons op en wij zorgen samen met jou voor veilige correspondentie.
