Optimaliseer het offboardingsproces
Het succes van een organisatie wordt niet alleen bepaald door het aannemen van getalenteerde medewerkers, maar ook door hoe zij de afscheidnemende medewerkers behandelen. Het offboardingsproces, ook wel bekend als het vertrekproces, is een cruciaal onderdeel van het human resources management, maar wordt vaak over het hoofd gezien.
Waarom is offboarding belangrijk?
Offboarding, of het proces van het beëindigen van de arbeidsrelatie tussen een medewerker en een organisatie, heeft invloed op zowel de vertrekkende medewerker als de organisatie zelf. Het goed beheren van dit proces is van cruciaal belang om een positieve laatste indruk achter te laten en de reputatie van het bedrijf te behouden. Een goed offboardingsproces levert de volgende voordelen op:
- Behouden van bedrijfsreputatie: Een gestroomlijnde offboarding-ervaring toont respect en zorg voor vertrekkende medewerkers, wat de bedrijfsreputatie verbetert en potentiële terugkeerders of klanten kan aantrekken.
- Verbeteren van de interne processen en cultuur: Feedback van vertrekkende medewerkers kan worden gebruikt om de interne processen en cultuur te verbeteren.
- Verminderen handmatige werkzaamheden: door processen te automatiseren worden handmatige en foutgevoelige handelingen drastisch verminderd, dit verhoogt de nauwkeurigheid en betrouwbaarheid van het offboarding proces én bespaart HR-professionals enorm veel tijd. Wil jij weten hoe dit werkt? Lees dan gauw verder.
De AFAS offboardingsmodule van IJK
Herken jij de volgende situatie? Een medewerker is uit dienst en kan zijn loonstroken en jaaropgaven niet meer raadplegen via AFAS InSite omdat deze toegang geblokkeerd is. Wanneer je de documenten alsnog wilt aanleveren, moet dit handmatig gebeuren en dit levert veel extra werk op. Herkenbaar, toch? De AFAS Offboardingsmodule van HubBI - een label van IJK - levert de oplossing.
Hoe werkt het
- Beschikbaarstelling van documenten: De benodigde documenten, zoals loonstroken en jaaropgaven, worden beschikbaar gesteld via een speciale AFAS OutSite-pagina die IJK indien nodig voor jouw organisatie inricht.
- Automatische toegang: Op de datum van uitdiensttreding verstuurt de koppeling automatisch inloggegevens naar de oud-medewerker. Hiermee krijgt de oud-medewerker onmiddellijk toegang tot de AFAS OutSite-pagina.
- Plaatsing van documenten: De koppeling zorgt ervoor dat de benodigde dossieritems, inclusief loonstroken en jaaropgaven, uit AFAS worden gehaald en op de AFAS OutSite-pagina worden geplaatst.
- Eenvoudige toegang: De werknemer heeft met zijn unieke inlogcodes toegang tot belangrijke informatie zonder daarvoor zelf een verzoek in te dienen bij jouw organisatie.
- Handhaving bewaartermijnen: Documenten blijven beschikbaar voor de oud-medewerker op basis van de ingestelde bewaartermijnen in AFAS. Dit zorgt ervoor dat de oud-medewerker te allen tijde toegang heeft tot zijn belangrijke financiële gegevens.
De AFAS offboardingsmodule maakt het mogelijk om de documenttoegang voor vertrekkende medewerkers naadloos te beheren, waardoor zowel de HR-afdeling als de oud-medewerkers aanzienlijk worden ontlast. Hierdoor kan jouw organisatie zich concentreren op een soepele overgang voor de vertrekkende medewerker, terwijl belangrijke documenten veilig toegankelijk blijven binnen de vastgestelde wettelijke termijnen. Hierdoor wordt de HR-efficiëntie verhoogd en wordt de tevredenheid van oud-medewerkers bevorderd.
Wil jij meer weten over de off-boardingsmodule? Neem dan contact met ons op.
