Beheer organiseren na implementatie
Na een intensief implementatietraject is het dan zover, de livegang van je nieuwe system. Maar dan begint het echte werk pas: de gehele organisatie gaat werken met een nieuw HR/Payroll- en/of ERP-systeem. Dit betekent dat er wijzigingsverzoeken gaan komen, evenals vragen van gebruikers over de werkwijze van de software of bepaalde processen.
Het is daarom heel belangrijk om al tijdens de implementatie na te denken over de wijze waarop je het beheer gaat organiseren.
Denk aan:
- Verantwoordelijkheden: Wie is intern verantwoordelijk voor het dagelijkse beheer en het beantwoorden van vragen vanuit de organisatie? Oftewel, wie krijgt de rol van functioneel beheerder?
- Vraagafhandeling: Kan de gebruiker zijn of haar vraag insturen via InSite en heeft de functioneel beheerder een portaal om deze vragen te beheren?
- Capaciteit en kennis: Heeft de verantwoordelijke voldoende tijd en kennis om deze werkzaamheden na implementatie op te pakken?
Ondersteuning door IJK
IJK helpt organisaties bij het opstellen van een goed beheerplan en biedt verschillende ondersteuningsmogelijkheden:
All-in-one abonnement
Met het all-in-one abonnement biedt IJK ondersteuning op afstand. Kerngebruikers van jullie organisatie kunnen op ieder gewenst moment de helpdesk raadplegen. Consultants met gedegen kennis helpen graag bij AFAS-gerelateerde (inrichtings)vragen.
Opleidingsprogramma functioneel beheer
Heeft de functioneel beheerder na implementatie voldoende tijd om AFAS goed te beheren en naar een hoger plan te tillen, maar nog onvoldoende kennis? Dan biedt het maatwerk opleidingsprogramma van IJK voor functioneel beheerders uitkomst.
Dit programma bestaat uit:
- Learning on the job: De functioneel beheerder gaat direct aan de slag met een praktijkcase uit de eigen organisatie.
- Tips en tricks: Een ervaren consultant leert je de fijne kneepjes van het vak.
- Functioneel beheerportaal: Met inzicht in beschikbare capaciteit, verzoeken van gebruikers en een backlog van gewenste optimalisaties.
Consultancy
Is er tijdens de implementatie een solide basisinrichting neergezet, maar hebben jullie de wens om een extra module (zoals onboarding of cursusmanagement) in te richten? Of wil je aan de slag met je ambitiekalender? Dan kunnen de consultants het gewenste proces in kaart brengen en de inrichting uit handen nemen. Daarnaast ondersteunen onze consultants op projectbasis bij functioneel beheer vraagstukken. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden of wil je een concrete aanvraag doen? Neem dan contact op met ons consultancy team.
Een goed begin is het halve werk
Zorg ervoor dat je tijdig het functioneel beheer organiseert, zodat de implementatie optimaal wordt benut en de organisatie soepel kan werken met het nieuwe systeem.
