Wonen in het buitenland en toch blijven werken. Wat betekent dat voor jou als werkgever?

In gesprekken met HR-afdelingen komt dit onderwerp wel eens ter sprake. En wat blijkt? Bovenstaande vraag wordt binnen overheidsorganisaties als gemeenten regelmatig gesteld. En echt niet alleen in de grensregio waar een medewerker net over de grens een huis koopt. Het komt regelmatig voor dat medewerkers willen verhuizen naar verre landen, en hun werkgever vragen of ze hun baan toch kunnen behouden. Hoe pak je dat aan?

Waar je aan moet denken

De afgelopen weken heb ik enkele tientallen gemeenten en waterschappen gevraagd hoe zij hiermee omgaan. Het blijkt dat veel organisaties, mede door de krappe arbeidsmarkt bereid zijn om mee te werken aan een oplossing, maar ze zien zwaar op tegen de risico's die hieraan kleven. Het gaat immers wel iets verder dan een dagje in de week thuis werken. Zal de medewerker niet vervreemden van zijn collega's of leidinggevende? Zal zijn productiviteit er niet onder lijden? Is het niet gewoon vooral veel gedoe?

Hieronder een aantal zaken om aan te denken, zodat je een goede afweging kunt maken. 

• De meeste organisaties willen per geval bekijken of ze hieraan willen meewerken. Dus geen regeling in het personeelshandboek, wel een lijstje met toetsingscriteria in de bureaula van de directeur. Leg deze criteria van tevoren goed vast zodat je de schijn van willekeur vermijdt. En hoewel de uitkomst per aanvraag anders kan zijn, heb je hiermee een fundament voor beleid op dit onderwerp.
• Belangrijk is dat de aard van de functie toelaat dat de medewerker voor een langere periode fysiek niet aanwezig is.
• Maak steeds afspraken voor een bepaalde duur. Bouw periodiek momenten in waarbij je de werkwijze evalueert en eventueel bijstelt. Daardoor is voor alle partijen duidelijk dat er geen sprake is van een verworven recht, maar dat de afspraken alleen gelden zolang deze naar tevredenheid van alle partijen verloopt. Bedenk daarbij dat – ondanks die afgesproken tijdelijkheid – naarmate de tijd vordert, het juridisch steeds lastiger wordt om de afspraak ongedaan te maken als je er als werkgever eenzijdig vanaf zou willen. Een verworven recht ligt wel degelijk op de loer.
• Zorg ervoor dat de contacten tussen de verhuisde medewerker en de overige collega’s niet verwatert. Zo is er een gemeente die met een medewerker de afspraak maakte dat deze eenmaal per maand vanuit Portugal een dag naar het werk komt. O ja, denk eraan dat een reiskostenvergoeding woon-werkverkeer in dit geval beter niet van toepassing is.
• Stel eisen aan de veiligheid en de kwaliteit van digitale verbindingen, en bedenk hoe dit gecontroleerd wordt. Leg de verantwoordelijkheid daarvoor bij de medewerker neer. Vind je dat de thuiswerkvergoeding van toepassing blijft? Maak ook daar een keuze in.
• Bedenk hoe je zaken als bijscholing en studie wil vormgeven.
• Maak afspraken over hoe je omgaat met verzuim bij eventuele ziekte. Denk daarbij aan hoe je het contact met de bedrijfsarts vormgeeft.
• Denk eraan dat ook een werkplek in het buitenland moet voldoen aan arbo-normen. De werkgever is daar verantwoordelijk voor. Hoe doe je dat?
• Voor de afdracht van sociale lasten maakt het een verschil of iemand echt emigreert of alleen verhuist. Maak daar goede afspraken over.

Wil jij sparren over hoe je dit binnen jouw organisatie kunt aanpakken of zoek je ondersteuning bij het opstellen van toetsingscriteria? Neem contact op met onze collega’s van RAP, wij denken graag met je mee.