Vier tips voor het succesvol implementeren van e-HRM

Tip 1: Zorg ervoor dat de organisatie de nieuwe werkwijze draagt

Breng de HR-afdeling, leidinggevenden en medewerkers tijdig op de hoogte van de toekomstige veranderingen en betrek ze bij de ontwikkeling en implementatie. Vraag hiervoor hulp aan de communicatieafdeling. Daarnaast is het belangrijk alle stakeholders binnen de organisatie te trainen in het gebruik van e-HRM. Maak al snel korte metten met oude werkwijzen door deze niet meer te tolereren.  

Tip 2: Onderschat de medewerkers niet

Met enige regelmaat zijn HR-afdelingen en bestuurders angstig om de verantwoordelijkheid van de HR-administratie bij de medewerkers en/of leidinggevenden te leggen. Hier zit echter wel de grootste tijdwinst. Het kost één persoon namelijk minder tijd om zijn eigen reisafstand door te geven dan dat één persoon de reisafstand van 100 medewerkers opzoekt. Medewerkers zijn in hun privé leven steeds vaker in staat en gewend om zaken zelf digitaal te regelen. Daardoor frustreert het medewerkers juist als zij zaken nog via e-mail of papier moeten doorgeven. Leg de verantwoordelijkheid van personele mutaties dus zo laag mogelijk in de organisatie. Muteren vanuit de bron is ook minder foutgevoelig dan mutaties die door verschillende lagen van de organisatie gaan. 

Tip 3: Gebruikerservaring is belangrijk

Het is natuurlijk super om zelf dingen digitaal en snel te regelen. Er is echter niets zo vervelend als een medewerker die weet dat hij/zij iets digitaal moet doorgeven, maar de juiste knop of pagina niet kan vinden. Besteed daarom voldoende tijd in het zorgen voor een goede gebruikerservaring. Bijvoorbeeld door te investeren in gebruikerssessies waarin je functionaliteiten uitlegt, maar ook toetst of medewerkers het gebruik van deze functionaliteiten als prettig ervaren. 

Tip 4: Gebruik e-HRM niet uitsluitend voor het digitaliseren van administratieve processen

Vaak wordt e-HRM ten eerste gebruikt voor het digitaliseren van administratieve HR-processen rondom bijvoorbeeld salarissen, verzuim, persoonlijke gegevens etc. Het is echter nog mooier als het systeem voor de gehele organisatie toegevoegde waarde heeft. Een goed e-HRM systeem biedt ook mogelijkheden om taken naar bijvoorbeeld de facilitaire of technische dienst te sturen. Verder kan het van toegevoegde waarde zijn om een stuk minder functioneel te denken. Wat denk je van het plaatsen van nieuws, het trainingsaanbod of leuke berichtjes over collega’s? Hiermee vervult het systeem ook een intranetfunctie. Dit zorgt ervoor dat medewerkers vaker uit zichzelf het systeem gebruiken en taken sneller afhandelen.  

Bovenstaande punten zijn geen uitputting van alle hindernissen die je als organisatie tegenkomt bij het implementeren van e-HRM. Door met  deze punten rekening te houden tackle je wel een aantal belangrijke zaken en creëer je draagvlak voor het nieuwe systeem binnen de organisatie.