Onderwijsaktes: voortaan een volledig digitaal proces met een digitale handtekening

Als organisatie wil je in bepaalde gevallen de handtekening van een medewerker onder een document hebben staan. De arbeidsovereenkomst is hiervan het bekendste voorbeeld. Je gaat een verbintenis met elkaar aan en dat wil je bevestigd zien met een handtekening.

Het onderwijs kent veel verschillende contractvormen, waardoor er voor één medewerker al meerdere arbeidsovereenkomsten (aktes) van toepassing kunnen zijn. Voor veel onderwijsinstellingen een tijdrovend proces. Door dit proces te digitaliseren, winnen instellingen veel tijd.

Aktes zichtbaar in AFAS InSite

Hoe gaat digitaal werken samen met documenten die ondertekend moeten worden binnen de software van AFAS? Sinds kort is het mogelijk aktes zichtbaar te maken in InSite. Dit is de Intranet-applicatie van AFAS Profit die doorgaans uitgerold is naar alle medewerkers binnen de organisatie. Daar behaal je de eerste winst. Na het genereren van de akte in AfFAS Profit, hoef je de akte niet langer per mail of per post te verstrekken, maar maak je deze met één druk op de knop beschikbaar in InSite. Daarnaast is het middels AFAS Signing Service mogelijk om documenten via InSite digitaal te ondertekenen.

Rechtsgeldigheid van de digitale handtekening

Een arbeidsovereenkomst moet natuurlijk rechtsgeldig zijn. Dat kan volgens de Nederlandse wet op diverse manieren, zolang er maar met bewijs aangetoond kan worden dat alle partijen met de overeenkomst akkoord zijn. Wanneer er discussie ontstaat over de inhoud van de overeenkomst en dit komt voor de rechter, dan kijkt de rechter altijd naar het aangeleverde bewijs. In dit geval zal hij kijken of de digitale handtekening die gezet is bewijst dat de ondertekenaar akkoord ging met de arbeidsovereenkomst. Bij arbeidsovereenkomsten is het dan ook aan te raden om naast het ondertekenen door middel van een muisklik, de ondertekenaar zich ook nog te laten identificeren met een sms. Des te sterker is het bewijs dat hij écht akkoord ging.

Ook AFAS hanteert deze methode. Hiervoor maakt zij gebruik van een eSeal-certificaat in combinatie met een beveiligd proces waardoor een rechtsgeldige handtekening ontstaat.

Digitaal proces middels een workflow

Bij het genereren van de akte, wordt er automatisch een PFD-document van gemaakt. De akte biedt u via een workflow aan bij uw medewerker. Met een sms’je geeft de medewerker akkoord op het document. De workflow is daarmee afgerond en in het persoonlijke dossier staat de akte netjes opgeslagen als getekend document. Het is ook mogelijk om de akte via de workflow door meerdere collega’s te laten beoordelen. In dat geval ondertekent iedere collega het document via een sms. In de logging is altijd terug te vinden wie wanneer ondertekend heeft.

Papierloos werken is een feit

Het printen van de documenten, ondertekenen, inscannen en uploaden in het dossier om de akte toch digitaal te krijgen is daarmee voorgoed verleden tijd. Omdat het proces van genereren tot ondertekening volledig binnen AFAS plaatsvindt, is het daarmee ook de oplossing voor het gebrek aan inzicht met betrekking tot de status van de aktes. Als u bijvoorbeeld meerdere aktes heeft uitstaan ziet u gemakkelijk wie hem al ondertekend geretourneerd heeft en wie u hier nog aan moet herinneren. Iets waarvoor nu nog vaak aparte lijstje worden bijgehouden.

Nog even alle voordelen op een rij:

Volledig inzicht in de status van het proces: de akte wordt via een workflow aangeboden. Door analyse of een overzicht in AFAS Profit ziet u eenvoudig bij welke medewerkers nog een te tekenen akte open staat.
Zeer gebruiksvriendelijk: het tekenproces voor de medewerker is een stuk gemakkelijker en sneller. Waar hij eerst de akte nog moest printen, tekenen, inscannen en vervolgens weer opsturen/uploaden is dit nu teruggebracht tot één handeling.
Volledige logging in het dossier: voor bijvoorbeeld een accountantscontrole laat u in het dossier van de medewerker onder andere zien hoe het proces is doorlopen en wanneer er voor akkoord getekend is.