HubBI-isten bij Gemeente Amsterdam

De Gemeente Amsterdam heeft een nieuwe stap gezet in de digitalisering van haar processen. Met de omvangrijke en diverse structuur van de organisatie ontstond de behoefte aan een tool die het mutatie- en controleproces kon automatiseren. Hun keuze viel op HubBI, een platform dat niet alleen automatisering mogelijk maakt, maar ook door de medewerkers zelf kan worden beheerd.

Learning on the job

Om dit mogelijk te maken heeft IJK een 'learning on the job' traject aangeboden. Er werd een projectgroep van acht beheerders van de gemeente samengesteld, die gekscherend de naam 'HubBI-isten' kregen. Zij werden begeleid door een ervaren consultant van IJK die hen wegwijs maakte in het werken met automationplatform HubBI. Het traject begint met het werken met en bouwen van getconnectoren in AFAS. Vervolgens het binnenhalen van deze informatie in HubBI en daar de gewenste bewerkingen op uitvoeren. Tot slot wordt de gewenste informatie via de beschikbare updateconnectoren teruggeschreven naar AFAS.

Na een gezamenlijke start vormden de HubBI-isten tweetallen, elk verantwoordelijk voor hun eigen specialisatie. Zij werkten casussen uit die door HubBI opgepakt konden worden. Dit varieerde van controles op toegekende functioneringstoelagen tot het automatisch stopzetten van reiskosten bij verzuim.

De casussen werden samen met de consultant uitgewerkt en als 'hubs' gebouwd in HubBI. Door dit proces zelf te doorlopen, werd de kennis direct bij de beheerders geborgd. Hierdoor kunnen de beheerders toekomstige aanpassingen zelfstandig uitvoeren, zonder afhankelijk te zijn van externe leveranciers.

De HubBI-isten waren enthousiast over hoe eenvoudig hun casussen door HubBI konden worden geautomatiseerd. Dit bespaart hen niet alleen tijd, maar verbetert ook de kwaliteit van de mutaties en controles.

Het streven van Gemeente Amsterdam is nu om hier een continue proces van te maken: jezelf steeds blijven afvragen of het werk wat je aan het doen bent ook door een hub gedaan kan worden. Zo houden medewerkers meer tijd over voor de zaken die écht hun persoonlijke aandacht vragen.