HR automation: maak nu de stap naar de toekomst van HR

De menselijke factor wordt steeds schaarser en daardoor waardevoller. Daarom is het belangrijk om professionals in te zetten op de plaats waar zij ook daadwerkelijk meerwaarde leveren. In persoonlijk advies of dienstverlening, creatief werk of het opstellen van beleid bijvoorbeeld. Niet in het uitvoeren van repeterende handelingen. Hoewel HR wordt gekenmerkt door menselijk handelen, ondersteunt technologie inmiddels volop de rol van HR binnen alle publieke organisaties. Toch kan HR automation hieraan nog een hoop bijdragen.

Wat is HR automation?

De term HR automation verwijst naar het gebruik van technologie om repetitieve taken en processen binnen human resources management te stroomlijnen en te optimaliseren. HR automation tools functioneren meestal naast de standaard software voor belangrijke basisprocessen als payroll, roostering, verzuim, leren & ontwikkelen of recruitment. Bijvoorbeeld door repeterende handelingen volledig over te nemen of slimme data-integratie tussen de verschillende systemen mogelijk te maken. Zo komt de automatisering van de laatste analoge processen binnen handbereik.

De inzet van innovatieve tools

In de afgelopen jaren zijn verschillende innovatieve technieken in gebruik genomen. Ook HR-afdelingen zetten deze innovatieve tools steeds vaker in. Het beheer vraagt niet langer programmeerkennis. Daardoor is het functioneel beheer makkelijker geworden, hier volgen enkele voorbeelden.

RPA (Robotic Process Automation) zorgt voor robotisering van administratieve processen. De robot werkt hier op dezelfde manier als een mens dat zou doen. De aanvraag van een VOG (Verklaring Omtrent Gedag)  is een goed voorbeeld. Een repeterende bezigheid die prima door een robot nagebootst kan worden.

DPA (Digital Process Automation) maakt gebruik van verschillende technieken om end-to-end processen volledig te kunnen automatiseren. Centraal staat data-integratie door middel van API (Application Programming Interface). Slimme databewerking maakt de communicatie tussen systemen gemakkelijker. Zo sluit je een recruitmentsysteem  of een roostersysteem naadloos aan op een HR-systeem, creëer je een vloeiend proces en zijn geen handmatige handelingen meer nodig.

AI (Artificial Intelligence) leert van gegevens en ervaringen. Deze techniek wordt al volop ingezet voor consumentenproducten. Een bekend voorbeeld hiervan is Netflix. Door het analyseren van de kijkgeschiedenis, de beoordelingen en het kijkgedrag van miljoenen gebruikers, kan Netflix voorspellen welke films waarschijnlijk interessant zijn voor een specifieke gebruiker. In het domein van HR kan de techniek bijvoorbeeld interessant zijn bij het leren & ontwikkelen. Een LXP (Learning Experience Platform)  analyseert de interessegebieden die een medewerker volgt, de trainingen die een medewerker doorloopt en andere gegevens zoals leergedrag. Met deze gegevens kan het LXP voorspellen welke content de gebruiker waarschijnlijk interessant zal vinden en stelt dit als aanbeveling voor.

Voordelen van HR automation op korte termijn

De toepassing van HR automation levert dus volop mogelijkheden. De afgelopen jaren lag de focus nog veel op het digitaliseren. Daarvoor zijn vaak meerdere systemen aangeschaft en ingericht. De volgende stap is het automatiseren van de resterende analoge processen en het optimaliseren van de communicatie tussen systemen. Binnen iedere organisatie zijn er nog analoge processen te vinden waar techniek veel tijd kan besparen. Vaak zijn ze verborgen tussen de verschillende systemen of in dagelijkse handelingen waarover men niet meer zo kritisch nadenkt. 

De kunst is dus om de analoge processen te vinden en ze te automatiseren. Pak het aan, want het zorgt direct voor tijdwinst, minder fouten, een betere flow en continuïteit in processen. En van soepele processen wordt iedereen blij. Niet alleen de HR-afdeling, maar de hele organisatie profiteert ervan. HR-medewerkers houden meer tijd over voor het werk waar zij energie uit halen, contact met mensen. De werkdruk is lager en talenten kunnen beter benut worden. Managers en medewerkers ervaren prettig werkende systemen en daardoor minder administratieve ‘last’.

Voordelen van HR automation op lange termijn

Op de langere termijn verwachten we dat de inzet van HR automation het werken met Employee Experience Platforms (EXP) mogelijk maakt. Bij een EXP zijn alle systemen volledig geïntegreerd in de dagelijkse werkomgeving van de medewerker. Er is geen verschil meer tussen een werkomgeving zoals Microsoft Teams, Slack of Google Workplace en onderliggende systemen zoals een HR-systeem of een roostersysteem. Een verlofaanvraag start je dan gewoon direct in Teams. Waar je dan ook nog eerst kunt vragen of je voldoende saldo hebt.

Met de versnelde adoptie van Microsoft Teams hebben veel publieke organisaties, waarschijnlijk zonder het zich te realiseren, al een grote stap gezet naar een Employee Experience Platform. Waar Teams nu nog voornamelijk wordt gebruikt om via video met elkaar te vergaderen, gaan de mogelijkheden in de toekomst veel verder.

Microsoft zet deze ontwikkeling door met de lancering van Microsoft Viva. Een applicatie die draait in Teams en gaat over welzijn, communicatie, kennis, leren en inzichten. Het richt zich volledig op de Employee Experience. Een ander sprekend voorbeeld is een mogelijke HR-bot op het Teams-platform, die de eerste operationele HR-vragen beantwoordt. Het is slechts het topje van de ijsberg als het gaat over interessante nieuwe ontwikkelingen, waarbij het HR-systeem meer gegevens gaat uitwisselen en volledig geïntegreerd wordt in het Employee Experience Platform. 

HR automation: meer tijd voor betekenisvol HR-werk

HR automation biedt veel voordelen, waaronder efficiëntie, nauwkeurigheid en het vermogen om meer gegevens gestuurde beslissingen  te nemen op organisatieniveau. Techniek kan een mooie rol spelen bij het creëren van betekenisvol HR-werk. Het helpt HR-afdelingen om zich te concentreren op strategische taken en een positieve impact te hebben op de algehele werknemerservaring. Doordat de menselijke factor de komende jaren nóg schaarser en daardoor waardevoller wordt, is het belangrijk om goed na te denken over de plaats waar de mens daadwerkelijk van meerwaarde is. 

Wil jij na het lezen van dit artikel aan de slag met HR automation?

We helpen je bij IJK graag! IJK biedt bijvoorbeeld verschillende slimme HR automation tools op het gebied van HR in combinatie met het HR-systeem van AFAS. We hebben ervaring in de toepassing van de nieuwste technieken en denken graag met je mee. Samen vinden we de analoge processen die jij in jouw organisatie kunt aanpakken.

IJK kan je dus zeker verder helpen op het gebied van HR automation. Het maakt niet uit of je al een uitgestippeld plan hebt, of juist niet. Neem vooral contact op voor de mogelijkheden.