Het onboarden proces optimaliseren
AFAS heeft in Profit 3 het nieuwe proces ‘onboarden’ uitgeleverd. Hiermee is voor veel klanten een lang gekoesterde wens in vervulling gegaan om de processen ‘medewerker indienst’, ‘medewerker herindienst’ en ‘sollicitant indienst’ te combineren in één functionaliteit. AFAS heeft ten tijde van deze uitlevering ook gecommuniceerd dat deze drie functionaliteiten komen te vervallen per Profit 6, welke in de zomer van 2025 wordt uitgeleverd. Graag nemen we je in dit artikel mee in wat het nieuwe proces, en wat je kunt/moet doen als organisatie.
Nieuwe functionaliteit onboarden uitgelegd
De nieuwe functionaliteit Onboarden biedt veel mogelijkheden. Binnen deze workflow wordt alles afgehandeld: het opvragen van aanvullende persoonsgegevens en overige documenten zoals diploma’s, het digitaal ondertekenen van de arbeidsovereenkomst en uiteindelijk het indienst melden.
Wat moet je als organisatie doen?
Alles bij elkaar een mooie ontwikkeling dus. Maar je moet als organisatie wel de tijd hebben om dit te implementeren. En daarin zijn grofweg twee categorieën:
- Je hebt tijd, en budget, om meteen de voor jouw organisatie optimale inrichting neer zetten. Je houdt het gehele proces opnieuw tegen het licht, en zet dit af tegen de nieuwe functionaliteit. Daar waar je kunt optimaliseren doe je dit en je profiteert hierdoor maximaal van de nieuwe functionaliteit van AFAS. Je bent helemaal klaar voor Profit 6.
- Je zet alleen de noodzakelijke functionaliteit over en optimaliseert niet. Je kunt dan de nieuwe functionaliteit onboarden inrichten en daarbij zoveel mogelijk van je bestaande inrichting gebruiken. Je gaat niet kijken naar optimalisatiekansen.
Welke kansen liggen er in jouw onboardingproces?
Wat je situatie ook is, per Profit 6 maak je gebruik van Onboarden. Je profiteert dan sowieso al van het feit dat de drie voormalige processen zijn samengevoegd. Maar er liggen waarschijnlijk nog meer kansen voor je waarmee je je proces echt naar een hoog niveau brengt, zoals bijvoorbeeld:
- Gebruik maken van het draaiboek aanvullende gegevens sollicitant. Het is mogelijk om per functie een profiel te maken waardoor je functiespecifieke gegevens kunt opvragen bij de nieuwe medewerker.
- Arbeidsvoorwaardenvoorstel versturen naar de kandidaat.
- Herkenning van reeds bestaande personen, en dubbel geregistreerde sollicitanten.
- Autorisatie op sollicitanten en solliciaties mogelijk
- Aparte draaiboeken voor bestaande of nieuwe medewerker
- Stagiaires of Externen in dienst nemen via Onboarden
- Autorisatie op sollicitanten en sollicitatie
- Draaiboek indienst benutten om andere afdelingen in het proces te betrekken
- Optioneel kunnen we je voorzien van een VOG-koppeling, en validatie van de VOG, BIG, SKJ, AGB, PRK.
IJK als partner
IJK kan je helpen met de optimalisatie van je onboarden proces. Wat IJK onderscheidt, is de unieke combinatie van technische systeemkennis en diepgaande proceskennis. Onze consultants kennen de mogelijkheden én de branche en zijn daardoor de ideale sparringspartner. Zij kijken over afdelingen heen en leggen moeiteloos de verbinding tussen verschillende processen, belangen en afdelingen.
- Samen brengen we de optimalisatie-kansen én wensen in kaart.
- We stellen samen een plan op over hoe de optimalisaties gerealiseerd kunnen worden, en wat dit kost, in tijd én euro’s.
- Indien wenselijk kunnen we je helpen bij de implementatie van de optimalisaties of het zelfs geheel uit handen nemen.
Heb jij behoefte om je onboarden proces de aandacht te geven die het verdient, maar kom je er zelf niet aan toe? Neem dan contact op met IJK.
