Het insourcing vs. outsourcing dilemma
Vroeg of laat komt iedere organisatie ermee in aanraking. Het dilemma waarbij je als organisatie voor de keuze komt te staan om (een deel van) de HR-activiteiten zelf te (blijven) doen of uit te besteden aan een externe marktpartij. Geen gemakkelijke keuze, omdat er nogal wat bij komt kijken. De vele keuzemogelijkheden op het gebied van in- of outsourcing, keuze software en dienstverlener, ambities op het gebied van HR en de financiële bandbreedtes waarmee dit gepaard gaat, vergen veel van het inschattingsvermogen van de betrokkenen. Daarbij is een blauwdruk ook niet te overleggen, omdat iedere organisatie uniek is.
Inmiddels zijn er veel ‘best practices’ als het gaat om in- of outsourcing van HR. Als belangrijkste vuistregel kan in ieder geval benoemd worden dat een organisatie zichzelf regelmatig een aantal vragen moet stellen: Waarom willen we activiteiten in- of uitbesteden (het analyseren van doelstellingen, drijfveren en risico’s)? Welke activiteiten willen we in- of uitbesteden? En op welke manier willen we dat doen?
Info- en keuzestress
Dat zijn een hoop keuzes die zomaar kunnen leiden tot de nodige keuzestress. Vooral ook omdat we leven in een tijdperk waarin informatie meer dan ooit beschikbaar is. We worden overspoeld met e-mails, reclame, nieuwsbrieven, rapporten, filmpjes op YouTube, blogberichten, Facebook, Twitter en ga zo maar door. Onderzoek van TNO wijst uit dat bijna de helft van alle werk- en beroepsgerelateerde klachten wordt veroorzaakt door zogeheten infostress. Die stress ontstaat omdat onze hersenen nog maar één vijfde van de informatie feitelijk kunnen verwerken. In de laatste dertig jaar is meer informatie geproduceerd dan in alle jaren daaraan voorafgaand.
Het insourcing vs. outsourcing dilemma is bij uitstek een domein waar info- of keuzestress op de loer kan liggen. Er is ontzettend veel informatie beschikbaar over de motieven en de voor- en nadelen waarom insourcing of outsourcing de beste optie is voor je organisatie. Vaak is de informatievoorziening ook nog eens gekleurd door de belangen van commerciële partijen die baat hebben bij een mogelijke variant.
Kunnen en willen
Complexiteit laat zich vaak het beste bestrijden door niet nog meer complexiteit toe te voegen, maar zaken juist eenvoudiger te maken. In vervolg hierop laat het dilemma zich het beste benaderen over de band van kunnen en willen. Het kunnen heeft alles te maken met de kwalitatieve en kwantitatieve capaciteit binnen de eigen organisatie om enerzijds de administratieve organisatie te borgen, maar anderzijds ook beheer, onderhoud en ontwikkeling van het e-HRM systeem te kunnen garanderen. Is voldoende kwaliteit in huis om snel veranderende wet- en regelgeving, compliance van de processen en beheer en ontwikkeling van het e-HRM systeem in eigen huis goed te kunnen uitvoeren? En is in kwantitatieve zin voldoende capaciteit beschikbaar om eventuele kwetsbaarheid met betrekking tot verlof of uitval van verantwoordelijke medewerkers te kunnen opvangen? Het spreekt voor zich dat kleinere organisaties minder slagkracht hebben om de verschillende kwalitatieve rollen die gevraagd worden goed in te vullen, los van de grotere kwetsbaarheid in relatie tot beschikbare capaciteit. Maar we zien ook dat grotere organisaties moeite hebben om in alle noden en behoeften te voorzien om administratie en systeem goed aangesloten te houden op elkaar.
Dat brengt ons op het willen. De keuze om te insourcen of te outsourcen wordt ook vaak ingegeven door de ambities die een organisatie heeft. Een belangrijk argument om ervoor te kiezen om administratie en systeem in eigen hand te houden, is het behoud van kennis in de eigen organisatie en daarmee gepaard gaande onafhankelijkheid. Een belangrijk argument om te kiezen voor outsourcing ligt vaak in de focus van de organisatie op het primaire proces en de keuze om secundaire activiteiten, zoals administratie en beheer en ontwikkeling van het systeem over te laten aan een externe marktpartij om schaal- en herhalingsvoordelen te realiseren.
Businesscase
Natuurlijk zijn bovengenoemde overwegingen een simpele voorstelling van zaken, maar in hoge mate kunnen ze wel de grondhouding bepalen hoe men tegen een gewenste oplossing aankijkt binnen een organisatie. Een gedegen onderzoek en het maken van een businesscase (eventueel door een externe, onafhankelijke partij) kan het uiteindelijke antwoord verschaffen. Immers, bij de afwezigheid van keuzes ontstaat er pas echt een dilemma.