De AVG in combinatie met e-HRM

Op 25 mei 2018 is de AVG ingegaan. Het heeft menig HR-afdeling wakker geschud, want wanneer het werken met persoonsgegevens je dagelijkse werk is, moeten er zaken geregeld worden. Als het goed is, is binnen uw organisatie inmiddels het nodige gebeurd. Iedereen heeft immers twee jaar de tijd gekregen om zich voor te bereiden. Onze ervaring is echter dat, nu het moment daar is, het pas echt begint te leven. We lichten daarom een paar ‘spelregels’ van de AVG toe en maken daarbij de vertaalslag naar e-HRM.

Dossier

De  medewerker had al het recht om het eigen personeelsdossier in te zien, maar heeft nu ook het recht om een kopie van het dossier te ontvangen, bijvoorbeeld als pdf-bestand. Daarnaast moet je in begrijpelijke taal kunnen uitleggen waarom je bepaalde gegevens van de medewerker vastlegt als hij daarom vraagt. Indien nodig, mag de medewerker de gegevens aan laten passen.

Werkt u nog met papieren dossiers? Dan is het moment nu daar om deze te digitaliseren. Er zijn verschillende partijen die koppelingen aanbieden met uw personeelsinformatiesysteem. Zo komen de gescande documenten rechtstreeks onder de juiste medewerker te hangen in uw systeem. Nog mooier is het natuurlijk als u vervolgens de vertaalslag maakt naar Employee Self Service (ESS), waarmee u direct borgt dat de medewerker op ieder gewenst moment zijn dossier kan inzien.

Smoelenboek

Het smoelenboek is anno 2018 nog altijd een veelgebruikt gegeven binnen organisaties. Niet zo zeer meer als een papieren boekje, maar wel digitaal. Maar mag dat wel, foto’s van de werknemers verspreiden? Het antwoord is eenvoudig: de verwerking van deze vorm van persoonsgegevens is niet strikt noodzakelijk en dus mag het alleen als de medewerker hiervoor toestemming heeft gegeven. Een medewerker die toestemming heeft gegeven, mag deze ook weer intrekken. De foto moet dan alsnog verwijderd worden. Als organisatie moet u kunnen bewijzen dat de medewerker toestemming verleend heeft voor deze specifieke publicatie van de foto.

Klinkt als veel ‘gedoe’? Niet als je dit proces digitaal wegzet. Dat kan heel eenvoudig door slim gebruik te maken van ESS-functionaliteit. Zorg ervoor dat de medewerker binnen ESS kan aangeven of hij wel/geen toestemming geeft. Zo heeft u altijd in het personeelsdossier geregistreerd staan wat de keuze is geweest. Geen toestemming? Zorg er dan voor dat de juiste persoon binnen de organisatie een signaal ontvangt, zodat de foto verwijderd kan worden mocht deze al online staan.

Sollicitanten

De gegevens van sollicitanten die niet zijn aangenomen, moeten uiterlijk vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure verwijderd worden. Ook hiervoor geldt dat er toestemming van de sollicitant moet zijn om de gegevens langer te bewaren. Denk bij gegevens van de sollicitant niet alleen aan de brief en CV, maar ook aan notities die tijdens het gesprek zijn gemaakt of een assessmentuitslag.

Solliciteren gaat al vaak door het invullen van een digitaal formulier wat gekoppeld is aan een recruitmentsysteem dan wel aan het personeelsinformatiesysteem. Het is dan mogelijk om aan dit digitaal formulier een ‘vinkmogelijkheid’ toe te voegen, zodat de sollicitant zijn toestemming kenbaar maakt voor het bewaren/verwerken van zijn gegevens. Om de gegevens te kunnen verwijderen is het verstandig om het proces zo in te richten dat je alle informatie van de sollicitant op één plek hebt staan. Dit voorkomt dat je in verschillende digitale mappen moet gaan zoeken of bij degenen die aanwezig waren bij de gesprekken navraag moet gaan doen of zij nog stukken hebben liggen. Zorg ervoor dat je per vacature de gegevens van de sollicitanten bij elkaar hebt staan, zodat het verwijderen van deze gegevens met een paar klikken voltooid is zodra je een kandidaat hebt aangenomen op deze vacature.

We hopen u met deze spelregels wat handvatten te hebben gegeven. Loopt u ergens tegenaan of twijfelt u of het wel goed is ingeregeld binnen uw organisatie? Neem dan contact met ons op om te kijken hoe we u verder kunnen helpen.