Voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding in 2022

Maar wat zijn dan de voorwaarden voor een vaste reiskostenvergoeding? De wettelijke regeling zegt dat een werknemer die in een kalenderjaar op tenminste 128 dagen naar een vaste werkplaats reist, een vergoeding mag ontvangen op basis van 214 dagen. Dit geldt voor vijf reisdagen. Reist een werknemer minder dagen, dan moet de vergoeding vanaf 2022 naar rato worden berekend.

Een voorbeeld: Jan reist in 2022 vier dagen naar zijn werk. De enkele reisafstand is 20 kilometer. Jan moet minimaal 128 x 4/5 = 103 dagen naar zijn werk reizen. Hier voldoet hij aan. Hij reist namelijk vier dagen x 52 weken = 208 dagen naar zijn werk. Bij deze 208 dagen is geen rekening gehouden met vakantie en kortdurende ziekte. Maar de verwachting is dat Jan in 2022 zeker minimaal 103 dagen naar zijn werk reist.

Aan Jan kan in 2022 een reiskostenvergoeding worden uitbetaald voor 214 x 4/5 = 172 dagen. Dit leidt tot een vergoeding van 172 x 20 x € 0,19 x 2 = € 1.307,20.

128 dagen regeling bij thuiswerkvergoeding 

Vanaf 1 januari 2022 is de nieuwe gerichte vrijstelling voor thuiswerken van kracht. Werkgevers kunnen aan hun werknemers een vergoeding uitbetalen van € 2,- per thuisgewerkte dag. Het is mogelijk om een vaste vergoeding te geven voor thuiswerken. Hiervoor wordt aangesloten bij de 128 dagenregeling.

Een voorbeeld: In 2022 werkt Jan twee dagen thuis en reist hij drie dagen naar kantoor. De enkele reisafstand is 20 kilometer. De 128 dagen toets houdt in dat Jan minimaal 128 x 2/5 = 52 dagen thuis moet werken voor een vaste vergoeding. En daarnaast minimaal 77 dagen naar kantoor moet reizen.

Een vergoeding voor thuiswerken is mogelijk voor 214 x 2/5 = 86 dagen. Dit leidt tot een vergoeding van 86 x € 2,- = € 172. Daarnaast is een reiskostenvergoeding mogelijk van 214 x 3/5 = 129 x 20 x € 0,19 x 2 = € 980,40.

Bijzonderheden

Met betrekking tot bovenstaande regelingen gelden een aantal bijzonderheden.

1.1 Samenloop thuiswerken en op reizen

In de praktijk komt het voor dat werknemers op een dag zowel thuiswerken als naar kantoor reizen. In dat geval mag er maar één van beide vergoedingen uitbetaald worden. Samenloop is niet toegestaan. Werkgever en werknemer bepalen in onderling overleg welke vergoeding wordt betaald. Het omslagpunt ligt rond de vijf kilometer enkele reis.

Het is wel toegestaan om zowel een reiskostenvergoeding als een thuiswerkvergoeding te geven op een dag waarop deels wordt thuisgewerkt en gereisd wordt naar een andere plek dan de vaste werkplek. Deze praktische invulling maakt het mogelijk om een werknemer een reiskostenvergoeding op declaratiebasis te geven voor een zakelijk reis vanuit de woning. Denk bijvoorbeeld aan een klantbezoek. De vaste thuiswerkvergoeding hoeft daarvoor niet aangepast te worden. 

1.2 Vervoer vanwege de werkgever

Als er sprake is van vervoer vanwege de werkgever, dan is een thuiswerkvergoeding alleen mogelijk als er op de thuiswerkdag geen gebruik wordt gemaakt van dat vervoer. Vervoer vanwege de werkgever is onder andere een auto of fiets van de zaak en het vergoeden, ter beschikking stellen of verstrekken van een OV-abonnement.

1.3 Schriftelijk afspraak

Voor het geven van een vaste vergoeding is het noodzakelijk om schriftelijke afspraken te maken. Werkgever en werknemer maken zo aannemelijk op hoeveel dagen wordt thuisgewerkt en/of gereisd. Deze schriftelijke afspraken zijn vormvrij. Hierdoor is het niet nodig om een registratie bij te houden of periodiek te declareren.

Het is toegestaan om incidenteel af te wijken van de afspraken zonder dat er een aanpassing nodig is. Dat volgt uit de 128-dagenregeling. Als er structurele veranderingen zijn, dan moeten de vergoedingen opnieuw worden bekeken.

1.4 Reiskosten 2022 versus 2021

Voor het bepalen van een vaste reiskostenvergoeding (en ook thuiswerkvergoeding) is de 128-dagenregeling aangepast. Vanaf 2022 geldt deze regeling voor vijf reisdagen. Reist iemand minder dagen, dan moet deze regeling naar rato van het aantal reisdagen worden toegepast. In 2021 en eerder werd deze regeling toegepast naar rato van het aantal werkdagen.

Een voorbeeld

Kees werkt in 2022 vijf dagen waarvan vier op kantoor en één dag thuis. De afstand woonwerk bedraagt 15 kilometer en Kees krijgt geen thuiswerkvergoeding. 

Kees kan in 2022 een vaste reiskostenvergoeding ontvangen als hij voldoet aan de 128-dagenregeling. In zijn geval wil dat zeggen dat hij op 128 x 4/5 = 103 dagen naar kantoor moet reizen. Dat haalt hij ruimschoots want Kees reist namelijk 4 x 52 weken = 208 dagen naar kantoor. In deze berekening van dagen is geen rekening gehouden met vakantie en ziekte. In een normaal jaar waarin zich geen rare gebeurtenissen voordoen, haalt Kees de 103 dagen ruimschoots.

Dat wil zeggen dat Kees in 2022 een reiskostenvergoeding mag ontvangen voor 214 x 4/5 = 172 dagen. Dit is een vergoeding van 172 x 15 x € 0,19 x 2 = € 980,40.

In 2021 en eerder wordt gerekend met werkdagen. Als we dit toepassen op bovenstaand voorbeeld kan Kees in 2021 een vergoeding krijgen voor 214 dagen als hij 128 dagen naar kantoor reist. Kees reist per jaar 208 dagen naar kantoor. Ook als hij rekening houdt met vakantiedagen en ziektedagen kan hij de 128 reisdagen nog steeds halen. Dat wil zeggen dat in 2021 een vergoeding mogelijk is van 214 x 15 x € 0,19 x 2 = € 1.219,80.

Conclusie

Met ingang van 2022 moeten werkgevers hun reiskostenvergoedingen opnieuw in kaart brengen. Voor een deel van hun werknemers zal deze vergoeding lager worden omdat er vanaf 2022 gerekend wordt met reisdagen in plaats van werkdagen. In de beoordeling van een reiskostenvergoeding kunnen werkgevers daarom de gericht vrijgestelde thuiswerkvergoeding meenemen voor de thuiswerkdagen.

Werkgevers moeten goede schriftelijke afspraken maken met hun werknemers over de verdeling van thuiswerken en kantoordagen. Hierdoor maken ze aannemelijk dat er recht bestaat op een vaste vergoeding. Voor het bepalen van deze vaste vergoedingen moet ingeschat worden hoe de coronacrisis zal verlopen en welk effect dit heeft op het bedrijf. Op basis daarvan kan gekozen worden voor vergoeden op declaratiebasis of vaste vergoeding.

Lees ook het artikel Overgangsrecht vaste reiskostenvergoeding eindigt per 1 januari 2022.