Onduidelijkheid in personeelshandboek: bepaalt de werkgever wat er bedoeld is?
Stel je voor: je hebt weken lang met de P&O afdeling gewerkt aan het opstellen van een goed personeelshandboek. Met name bij het opstellen van de begrippenlijst hebben jullie lang stil gestaan en ook de ondernemingsraad heeft zijn visie gegeven. Het personeelshandboek is eindelijk klaar en uitgerold in de organisatie. Maar dan ontstaat er discussie met een medewerker over de uitleg van het begrip “brutojaarinkomen”. Is dit in- of exclusief overwerkvergoeding?
Het laat zich niet moeilijk raden: de medewerker vindt dat de overwerkvergoeding onder de definitie van brutojaarinkomen valt. Jij vindt van niet. In het handboek staat immers: “het brutojaarinkomen is twaalfmaal het brutomaandsalaris plus vakantietoeslag plus overige overeengekomen brutosalariscomponenten. Het “maandsalaris” is volgens de begrippenlijst van het personeelshandboek: “het tussen werkgever en medewerker overeengekomen brutomaandsalaris (exclusief vakantiegeld)”. Over overwerk rept de definitie niet en het is ook geen salariscomponent.
Welke uitleg van het personeelshandboek is juist?
Als er onduidelijkheid is over een tekst, dan zijn er juridisch gezien twee manieren om die tekst te beoordelen. Namelijk aan de hand van de Haviltex-norm of aan de hand van de cao-norm.
Haviltex-norm: vooral partijbedoeling
Volgens deze uitlegnorm is van belang wat de zin is die partijen in de gegeven omstandigheden over en weer redelijkerwijs aan de tekst mochten toekennen, en wat partijen van elkaar mochten verwachten. Deze norm pas je bijvoorbeeld toe bij de uitleg van een bepaling uit de arbeidsovereenkomst. De werkgever en de werknemer sloten immers samen een contract dus weten zij het beste wat ze bedoeld hebben met de afspraken.
Cao-norm: vooral tekstuele uitleg
Volgens deze uitlegnorm zijn de bewoordingen van de tekst bepalend, gelezen in het licht van het hele stuk. Daarbij is ook de structuur van het stuk van belang. De bedoeling van de contract sluitende partijen speelt alleen een rol als deze objectief kenbaar is. Deze norm pas je toe bij de uitleg van een bepaling uit de cao of het sociaal plan. Vooral de letterlijke tekst is dus bepalend. Logisch, want bij de totstandkoming van een cao-tekst was de individuele werknemer (en hetzelfde geldt vaak voor de werkgever) niet betrokken. Hij kan dus niet weten wat er bedoeld is met een (onduidelijke) cao-bepaling. Behalve als dat uit een bij de cao gevoegde toelichting blijkt.
Maar nu terug naar ons personeelshandboek: welke uitleg moeten we geven aan “brutojaarinkomen”? De cao-norm geldt, zo bevestigde de Hoge Raad (ECLI:NL:HR:2021:266) onlangs. En dat betekent dus dat de letterlijke tekst van het personeelshandboek in beginsel doorslaggevend is. Ook al was er iets anders bedoeld, in principe geldt wat er zwart op wit staat.
Wat betekent dit voor de HR-praktijk?
Neem het personeelshandboek van jouw organisatie nog eens goed door. Zitten er onduidelijkheden in? Verbeter ze en breng een goede structuur aan. Immers, voorkomen is beter dan genezen!