Aan de slag met strategische personeelsplanning

Zogenaamde analytische stuurinformatie is daarbij noodzakelijk. Deze informatie helpt de strategische visie op de huidige en toekomstige personele samenstelling van uw organisatie te onderbouwen. Maar hoe pak je dat aan? Wij nemen je mee in de stappen om aan de slag te gaan met een strategische personeelsplanning.

Strategisch personeelsplan

Zowel veranderingen binnen als buiten de organisatie hebben grote invloed op de gewenste kwaliteiten en kwantiteiten van medewerkers, het aantal management(-lagen) en de inrichting van (zelfsturende) teams. Strategische personeelsplanning brengt mogelijke (toekomstige) personele knelpunten die hieruit voortvloeien aan het licht en biedt handvatten om deze knelpunten te voorkomen of op te lossen. Met dit instrument krijgt de organisatie grip op de personele behoeften op de korte- en lange termijn en geeft de HRM-afdeling samen met het management direct richting aan een toekomstbestendig personeelsbestand. 

Aan de slag met strategische personeelsplanning

Vaak blijft deze planningsvorm in de praktijk echter onaangeroerd, omdat het door de verschillende deelgebieden als ingewikkeld wordt ervaren en betrokkenen niet goed weten wat het juiste vertrekpunt is. De eerste stap bij strategische personeelsplanning is de inventarisatie van het gewenst en toekomstig personeelsbestand. Hierbij zijn de marktontwikkelingen, strategische doelstellingen van de organisatie en de arbeidsmarkt relevant. Vervolgens moet men het huidige personeelsbestand onderzoeken (qua functies en competenties) en kan er op kwalitatief en kwantitatief niveau een verschillenanalyse gemaakt worden. De laatste stap is het generen van een actieplan op basis van de inzichten. Het instrumentarium hierbij bestaat onder ander uit: training en opleiding, werving, doorstroom, kennisoverdracht of mogelijk ook uitstroom.

Vlootschouw

Een kernonderdeel van strategische personeelsplanning is het in kaart brengen van de personele samenstelling, zowel ten aanzien van de kwantiteiten als de kwaliteiten: 

• Wie zijn nu eigenlijk de succesvolle medewerkers die voor de organisatie het verschil maken? 
• Hebben we in kaart gebracht waar de sleutelfiguren zich bevinden en welke medewerkers een vertrekrisico zijn voor de organisatie? 
• En hoe zit het eigenlijk met de ontwikkelbaarheid van de medewerkers? 

De HR-vlootschouw is een techniek die hierbij kan helpen. Het management geeft hierbij een oordeel over het verleden van medewerkers (ervaringen), het heden (competenties) en de toekomst (potentie). In de regel voert een manager voor de eigen afdeling een vlootschouw uit waarbij HR faciliteert en het vlootschouwproces bewaakt. Leidinggevenden plotten medewerkers binnen een schematisch overzicht waarbij prestatie, potentie en inzetbaarheid als assen fungeren. Hierdoor ontstaat een helder beeld per afdeling dat gecombineerd en uniform kan worden aangeboden aan het hoger management .      

Tooling

Bij strategische personeelsplanning worden steeds vaker technische hulpmiddelen ingezet. Bij pragmatisch ingestelde leidinggevenden met een beperkte span of control volstaat mogelijk een vlootschouw op papier. Als de volumes echter toenemen en de wens bestaat om goede vergelijkingen en combinaties te maken, dan gaat dat niet zonder software. De techniek maakt het mogelijk om bestaande informatie (zoals bijvoorbeeld relevante onderdelen van performance management) razendsnel in te lezen binnen een deelgebied van strategische personeelsplanning. Ook kan je de software inzetten om scenario analyses te maken, waarbij rekening wordt gehouden met meerdere variabelen. Het grote voordeel van een juiste SPP-tool is echter de visuele kracht. Als de overzichten goed zijn vormgegeven en inventief werken, dan wordt de impact significant vergroot.

Maak het verschil

Door het thema strategische personeelsplanning in de juiste volgorde te doorlopen en daarnaast gebruik te maken van de juiste intelligente tooling, kan men als HR-afdeling in deze tijd van personele uitdagingen echt het verschil maken. Creëer opzienbarende inzichten, ontsluit deze samen met een actieplan richting sleutelfiguren en ga hierover het gesprek aan. Zo zorgt HR samen met het management voor de juiste persoon op de juiste plek, nu en in de toekomst.