Aan de slag met een slim personeelshandboek

Op 1 januari 2020 krijgen overheidsorganisaties door de Wnra met het arbeidsrecht te maken. Het Burgerlijk Wetboek (BW), de cao, de arbeidsovereenkomst en het personeelshandboek zijn fundamenten van het dienstverband. Bijna iedere overheidsorganisatie is bezig met het maken van nog een fundament: het personeelshandboek. Maar wat is een personeelshandboek eigenlijk? Hoe verhoudt deze zich tot de cao, BW en andere wet- en regelgeving? Hoe maak je het gebruiksvriendelijk? En hoe ontsluit je dit online zodat alles makkelijk terug te vinden is voor medewerkers? In dit artikel een antwoord op deze vragen.

De CAR-UWO vervalt voor gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. De CAR-UWO is op landelijk niveau ‘BW-proof’ gemaakt en omgezet in een Cao Gemeenten voor gemeenten en de cao SGO voor gemeenschappelijke regelingen. Lokaal zijn organisaties zelf ook druk bezig met een omzetting. Lokale regelingen worden aangepast aan het BW en aan de cao. De bundeling van de aangepaste lokale regeling wordt vaak het ‘personeelshandboek’ genoemd.

Wat is een personeelshandboek?

De term personeelshandboek is een verzamelbegrip uit het bedrijfsleven voor het document waarin lokale regelingen en beleid zijn opgenomen. Je bepaalt zelf wat je in het personeelshandboek van jouw organisatie opneemt, hoe je dat doet en hoe je dit document noemt.

Een personeelshandboek heeft meerdere functies. De belangrijkste zijn:

het bundelen van de lokale aanvullende regels die een organisatie volgens de cao en andere wet- en regelgeving moet en kan hebben;
informatievoorziening over arbeidsvoorwaarden aan medewerkers. Een ideale samenstelling van inhoud, schrijfstijl en vorm van het personeelshandboek leidt tot aanzienlijk minder vragen van medewerkers.

Hoe verhoudt het personeelshandboek zich ten opzichte van de cao, BW en andere wet- en regelgeving?

Het personeelshandboek is geen op zichzelf staande informatiebron. De samenstelling van het personeelshandboek is afhankelijk van de inhoud van de cao, het BW en andere wet- en regelgeving.

Als bepaalde afspraken bijvoorbeeld al in de cao staan, dan hoef je deze niet meer op te nemen in het personeelshandboek. Het opnemen mag wel, maar vraagt extra werk van de HRM-afdeling. In dit licht is het verstandig om het personeelshandboek als aanvulling op de andere fundamenten te zien.

De VNG en de vakbonden kozen deze lijn ook voor de redactie van de tekst van de Cao Gemeenten. Dit zal ook zo zijn voor de cao SGO. Wat al in het Burgerlijk Wetboek of in andere wet- en regelgeving opgenomen is, is niet overgenomen in de cao. Hierdoor is niet alle wettelijke informatie die voor een medewerker relevant is terug te vinden in de cao. Als organisatie wil je ook niet al deze informatie opnemen in je personeelshandboek. Het maken en onderhouden van deze informatie levert extra werk op. Door regelmatig wijzigende wetgeving is de kans op omissies en fouten in deze informatie aanwezig.

Fundamenten van een dienstverband

Waar vind ik de informatie die niet in de cao staat?

Voor P&O’ers en medewerkers is het niet handig om op verschillende plekken te moeten zoeken naar informatie die niet in de cao is opgenomen. In RAP is vanaf 2020 daarom de module ‘Cao Populair’ opgenomen. Deze module bespreekt – naast een uitgebreidere populaire vertaling van de cao – ook in toegankelijk Nederlands andere wet- en regelgeving. De module Cao Populair vult de gaten op die de cao laat vallen en geeft toegankelijke informatie over:

Burgerlijk Wetboek (o.a. einde arbeidsovereenkomst, proeftijd, aanzegtermijn, opzegtermijnen van een arbeidsovereenkomst, politiek verlof)
Wet op de cao
De Ambtenarenwet
Arbeidstijdenwet
Wet arbeid en zorg
ABP pensioen
Wet flexibel werken
Werkloosheidswet

Waarom het personeelshandboek opnemen in RAP?

Medewerkers weten in de regel niet goed waar ze bepaalde informatie kunnen vinden. Is zwangerschapsverlof geregeld in het BW, de Wet arbeid en zorg, de cao of in het personeelshandboek? RAP bevat standaard alle informatie op het gebied van arbeidsvoorwaarden. Het toevoegen van het personeelshandboek completeert het. De medewerker vindt in RAP alle informatie logisch gebundeld. In RAP navigeert en zoekt de medewerker snel naar het antwoord op zijn vraag.

Wat is het voordeel van het opnemen van het personeelshandboek in RAP ten opzichte van het intranet of de Employee Self Service (ESS)portal?

RAP bundelt dus alle relevante wetgeving. Maar zorgt er ook voor dat medewerkers makkelijker de gewenste informatie vinden. RAP is zo opgebouwd dat navigeren en zoeken heel makkelijk is. Zo navigeert de medewerker bijvoorbeeld vanuit het personeelshandboek direct naar het bijhorende cao artikel of andersom.

Wij zorgen dat de landelijke informatie altijd actueel is en passen op uw verzoek het personeelshandboek aan. Hierdoor ben je minder tijd kwijt aan onderhoud. Voor de beste gebruikerservaring zorg je voor een optimale afstemming met je ESS-portaal en je intranet. Zorg voor logische plekken waar de medewerker RAP kan benaderen.