8 tips bij het maken van een effectief personeelshandboek 

1. Definieer de functie van het personeelshandboek 

Het is belangrijk om een duidelijke functie voor het handboek vast te stellen. Allereerst neem je in het personeelshandboek de spelregels op, waarover je op basis van de cao en bovenliggende wet- en regelgeving moet beschikken. Denk bijvoorbeeld aan een werktijdenregeling, gesprekscyclus, verzuimprotocol, gedragscode integriteit en het beloningsbeleid. De tekst van de cao en de bovenliggende wet- en regelgeving is hierin leidend. 

Daarnaast kun je aanvullende regels opnemen, bijvoorbeeld regels over werving en selectie, exitgesprekken en stages. Dit geldt ook voor informatieve zaken die handig zijn om te benoemen in het personeelshandboek, bijvoorbeeld de contactgegevens van de bedrijfsarts.

Let op: Zorg ervoor dat het personeelshandboek niet wordt overladen met overbodige details. Hierdoor neemt de onderhoudslast en de kans op fouten toe.

2. Doe geen dingen dubbel 

Het personeelshandboek is geen op zichzelf staande informatiebron. De samenstelling hiervan is afhankelijk van de schriftelijke arbeidsovereenkomst, de cao, het Burgerlijk Wetboek (BW) en andere wet- en regelgeving. Onderstaande afbeelding toont de relatie tussen deze bronnen. Het dienstverband met een medewerker staat centraal. Afspraken en regels uit de wet, cao, het personeelshandboek en de arbeidsovereenkomst bepalen de inhoud van dat dienstverband.

In de ideale wereld neem je alles op in je personeelshandboek. Dit voorkomt dat een medewerker haar weg moet zoeken in het informatie doolhof. Heb je RAP, dan is het niet nodig om veel in je personeelshandboek op te nemen. De medewerker heeft binnen RAP namelijk naast de cao, ook het personeelshandboek en de Cao Populair tot zijn/haar beschikking.

De module Cao Populair bespreekt namelijk – naast een uitgebreidere populaire vertaling van de cao – ook andere wet- en regelgeving en vult de gaten op die de cao laat vallen. Zo geeft de Cao Populair toegankelijke informatie over:

• Het Burgerlijk Wetboek (o.a. einde arbeidsovereenkomst, proeftijd, aanzegtermijn, opzegtermijnen van een arbeidsovereenkomst, politiek verlof)
• De Wet op de Cao
• De Ambtenarenwet
• De Arbeidstijdenwet
• De Wet Arbeid en Zorg
• Het van toepassing zijnde pensioen
• De Wet Flexibel Werken
• De Werkloosheidswet

Probeer in het personeelshandboek zoveel mogelijk met verwijzingen naar de bron te werken als het gaat om cao- en wetsartikelen, percentages en bedragen. Blijkt echter dat de tekst in het personeelshandboek onleesbaar wordt door de vele verwijzingen, neem dan de tekst uit de bron in het handboek op. De stelregel is dus: gebruik tekst waar nodig voor de leesbaarheid en verwijs voor de rest naar de bron.

3. Zorg voor een overzichtelijke structuur 

Het personeelshandboek moet een overzichtelijke en begrijpelijke inhoud hebben. Overweeg een indeling op basis van de cao, trefwoorden op alfabetische volgorde. Alle keuzes hebben voor- en nadelen. Het opnemen van gedetailleerde nummering is niet aan te raden. Door geen nummers te gebruiken, wordt het personeelshandboek vloeiender en gemakkelijker leesbaar. Het ontbreken van nummering geeft de mogelijkheid om de volgorde en indeling van het handboek snel te veranderen, zonder omnummering te moeten toepassen.

4. Gebruik visuele elementen

Maak het personeelshandboek visueel aantrekkelijk door afbeeldingen en grafieken te gebruiken.  Gebruik hierbij alleen visuele elementen die complexe informatie verduidelijken en de leesbaarheid van het handboek vergroten.

5. Formulieren/workflows

Het is handig om vanuit het personeelshandboek met informatie over arbeidsvoorwaarden, direct een aanvraag te kunnen doen. Neem daarom een overzichtspagina met alle workflows/formulieren op in je personeelshandboek. Zo vinden je collega’s direct snel alle belangrijke formulieren. Ook heeft HRM direct inzichtelijk welke formulieren/workflows er zijn.

6. Neem je nu wel of geen algemene begripsbepaling in je personeelshandboek op? 

Naar onze mening moet je definities of begripsbepalingen zoveel mogelijk voorkomen. Deze dragen namelijk niet altijd ten goede bij aan de leesbaarheid van de regeling. Neem ze alleen op als daar een goede reden voor is

Enkele vuistregels:

• Maak gebruik van definities als het om ongebruikelijke woorden of afkortingen gaat die noodzakelijk zijn voor het begrijpen van een regeling.
• Neem het begrip alleen op in een begripsbepaling als deze meer dan één keer voorkomt in de regeling. Komt het begrip eenmalig voor, verduidelijk deze dan indien nodig in de tekst zelf.

Mocht je toch enkele begripsbepalingen in je personeelshandboek zetten, dan raden wij aan om deze niet gebundeld vooraan in het personeelshandboek op te nemen, maar alleen in de betreffende regelingen waar de begrippen genoemd worden. De medewerker bekijkt vaak alleen de regelingen en is minder genegen om de bijbehorende definities ergens anders te gaan zoeken.

7. Houd het actueel

Een up-to-date personeelshandboek is van cruciaal belang. Zorg ervoor dat het handboek regelmatig wordt herzien en bijgewerkt om wijzigingen in wetgeving, bedrijfsbeleid of arbeidsomstandigheden actueel te houden. Communiceer eventuele wijzigingen proactief naar medewerkers.

8. Toegankelijk voor Iedereen

Plaats het actuele personeelshandboek op een centrale en gemakkelijk toegankelijke plek, zodat medewerkers het op elk moment kunnen raadplegen.

Conclusie

Het maken van een effectief personeelshandboek vereist aandacht voor structuur, inhoud, toegankelijkheid en actualiteit. Een goed samengesteld handboek biedt medewerkers houvast, duidelijkheid en transparantie. In het HRM kennisplatform RAP vind je handige modellen die je helpen om je personeelshandboek te verbeteren.