De provincie Zeeland
De provincie Zeeland heeft 650 kilometer aan kustlijn, de meeste zonuren per jaar en er wonen meer dan 390.000 mensen. De provincie telt ongeveer 800 medewerkers en heeft een team van zes functioneel beheerders.
Onze oplossingen
In gesprek met
Kim Schaier, functioneel beheerder
Kim Schaier werkt al sinds 2007 bij de Provincie Zeeland. Binnen het functioneel beheer team richt Kim zich specifiek op de HRM-kant van AFAS. Kim is verantwoordelijk voor AFAS, terwijl haar collega’s zich richten op andere applicaties.
De vraag
De Provincie Zeeland zocht naar een efficiëntere manier om HR-processen te beheren en automatiseren. Voorheen werden veel taken handmatig uitgevoerd, zoals het bijhouden van opleidingsbudgetten, verlofregistratie en verzuim. De provincie had behoefte aan een toekomstbestendig systeem dat eenvoudig uitgebreid kon worden met nieuwe functionaliteiten.
Onze oplossing
In 2019 ging de Provincie Zeeland live met AFAS, begeleid door IJK. Aanvankelijk werden alleen basisfunctionaliteiten zoals verlof, verzuim en declaraties ingericht. In de jaren daarna werd het systeem uitgebreid met onder andere instroomprocessen, externe inhuur, doorstroom en een vernieuwd portaal voor verschillende functiegroepen. Kim geeft aan: “Fijn om deze processen samen met IJK te kunnen inrichten, doordat IJK dit natuurlijk vaker doet voor andere klanten brengt het IJK-team veel kennis en ervaring mee.”
Daarnaast maakt de Provincie Zeeland gebruik van HubBI voor het beheren van persoonlijke opleidingsbudgetten. Dit automatiseringsproces zorgde ervoor dat budgetten automatisch worden bijgeboekt en na vijf jaar opnieuw worden ingesteld.
Het resultaat
Dankzij de implementatie van AFAS en de ondersteuning van IJK heeft de Provincie Zeeland aanzienlijke tijd bespaard en fouten verminderd. Het systeem biedt nu een geïntegreerde oplossing voor HR-processen, wat zowel voor de functioneel beheerders als voor medewerkers efficiënter werkt.
Een concreet voorbeeld hiervan is de inzet van HubBI. Kim vertelt: “Voorheen moest de salarisadministratie handmatig bijhouden welk opleidingsbudget medewerkers hadden. Nu gebeurt dit automatisch, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook zorgt voor een consistente en foutloze administratie.”
De samenwerking
De samenwerking met IJK wordt door Kim als positief ervaren. “IJK is voor ons echt een vraagbaak en sparringpartner. Het is fijn dat we snel kunnen schakelen met de specialisten van IJK. Hun kennis en ervaring helpen ons om problemen op te lossen en nieuwe functionaliteiten te implementeren,” aldus Kim.
“Jaarlijks gaan we met ons team naar IJK voor een inspiratiedag, wat onze samenwerking versterkt.” Ook het klantportaal wordt veel gebruikt om eerdere processen terug te zoeken. “Het helpt ons enorm om snel de juiste informatie te vinden en weer verder te kunnen,” zegt Kim.
“Het IJK-team brengt veel kennis en ervaring mee.”
Conclusie
Met de ondersteuning van IJK heeft de Provincie Zeeland haar HR-processen succesvol kunnen optimaliseren en automatiseren. De combinatie van AFAS, de expertise van IJK en de inzet van automatiseringsplatform HubBI zorgt voor een toekomstbestendige aanpak. Kim Schaier: “Het gaat hartstikke goed zo, en ik kijk uit naar wat de toekomst nog meer kan brengen.”
