Stichting Kindante

Het probleem

Joeri vertelt: “Toen ik hier 3 jaar geleden in dienst kwam was de inrichting van het AFAS systeem een ratjetoe, het was niet consequent en uniform ingericht. Na een grondige analyse bleek optimalisatie niet voldoende, en besloten we een volledig herimplementatietraject te starten. “Van een tien jaar oude diesel maak je nu eenmaal geen Tesla met alleen een opknapbeurt."

Onze oplossing

“We hebben ons bij de herimplementatie gericht op het opnieuw inrichten van de bestaande processen zonder nieuwe functionaliteiten toe te voegen (op enkele handige nieuwe functionaliteiten na). Zo konden we de kwaliteit waarborgen. Veel processen waren tien jaar geleden opgezet en sindsdien niet meer aangepast, waardoor er veel ruimte was voor verbetering.

Samen met IJK hebben we door middel van workshops de processen opnieuw ingericht. We werkten daarbij met werkgroepen waarin alle relevante gebruikersgroepen vertegenwoordigd waren.

Alle processen zijn volledig ontleed en opnieuw ingericht. Hierbij keken we niet naar wat er al was, maar vooral naar wat we nodig hadden. Met input van de werkgroepen, interne kennis en de best practices van IJK hebben we de processen veel effectiever en efficiënter gemaakt. Waar mogelijk hebben we de processen in- en om AFAS geautomatiseerd met onder andere automationplatform HubBI. Ons uitgangspunt was steeds: houd het simpel en blijf zo dicht mogelijk bij de standaard.
Dankzij deze aanpak konden we de administratieve werkdruk voor medewerkers en directeuren verlagen. Zij hebben nu minder administratieve taken en de taken die overblijven zijn eenvoudiger geworden. Handmatige taken die nog buiten AFAS om werden gedaan, zijn nu ook via AFAS uit te voeren.

We hebben automatische controles en signaleringen toegevoegd aan het systeem. Zo is in sommige gevallen het aantal stappen teruggebracht van vier naar één en het aantal invulvelden van tien naar vijf. Daarnaast geven we toelichtingen en suggesties bij de invulvelden, zodat medewerkers sneller en nauwkeuriger hun werk kunnen doen. Ook zitten er automatische controles in op basis van condities, wat de kwaliteit van de invoer ten goede komt en minder controletijd kost van andere afdelingen.”
 

“Het is fijn om te kunnen leren van de best practices van een partner met veel ervaring in (her)implementaties en optimalisaties.”

Het resultaat

“Door de herimplementatie hebben we de administratieve last verlaagd, tijd bespaard en zijn processen minder foutgevoelig. Het is nu altijd inzichtelijk waar een proces zich bevindt en we besparen veel papier, handmatig scanwerk en handtekeningen. Bovendien hebben we meer en betere data beschikbaar voor analyses, waardoor we beter onderbouwde beslissingen kunnen nemen en continu verbetermogelijkheden zien. In totaal hebben we 130 workflows heringericht en ongeveer 125 stappen geautomatiseerd, herverdeeld of verwijderd, onder andere door de inzet van 20 Hubs.”

Samenwerking

De samenwerking met IJK ervaar ik als heel prettig, het onderlinge vertrouwen is groot en de collega’s van IJK nemen de tijd om de werkgroep mee te nemen. Het is bovendien fijn om te kunnen leren van de best practices van een partner met veel ervaring in (her)implementaties en optimalisaties.

Joeri heeft nog een tip voor organisaties die overwegen een herimplementatie te starten: “Zorg dat je intern een projectleider hebt met AFAS-kennis en stel een werkgroep samen met vertegenwoordigers uit alle gebruikersgroepen. Zo krijg je verschillende inzichten en creëer je direct draagvlak. En misschien wel het belangrijkste: houd het simpel en begin echt bij de basis, zonder je te laten beïnvloeden door de huidige inrichting.”