Van A naar B met e-HRM - ProRail deelt haar ervaring
De kwaliteit naar managers en medewerkers verbeteren en de vindbaarheid van HR vergroten, dat is de missie van Theo de Weert, manager HR Operations bij ProRail. Door middel van één systeem, één telefoonnummer waar je vragen kunt stellen en één afdeling waar je geholpen wordt. ProRail vervult niet alleen een rol op en rond het spoor, maar ook in de organisatie werkt de afdeling HR Operations hard aan continue verbetering van processen.
Voor welke uitdagingen staan jullie als HR-afdeling?
Theo: “Ons doel als afdeling HR Operations is het onze managers en medewerkers zo makkelijk mogelijk maken. Dat ze veel zelf moeten kunnen doen met prettige, gebruiksvriendelijke systemen, waarin ze makkelijk de weg kunnen vinden. Zo simpel is het, maar daar zit natuurlijk meer achter. Dat betekent dat het efficiënt moet, gebruiksvriendelijk, maar ook moet voldoen aan alle regels. Er zitten wel een aantal belangen onder waar je naar moet kijken, maar bij ons staat de klant – de manager of medewerker- voorop. Wij proberen onze klanten een zo prettig mogelijke beleving mee te geven.
De focus ligt voor ons ook op het continu verbeteren van processen. Sinds januari 2018 zijn we live met AFAS Profit. De eerste stap was zorgen dat het systeem goed is ingericht en stabiel is, verbouwen noem ik dat. Op dit moment zijn we aan het bouwen. We zijn bezig om processen te optimaliseren, verbeteren en nieuwe mogelijkheden toe te voegen. Wat we voor elkaar proberen te krijgen is dat de ambitie die we hebben om steeds beter te worden bij heel veel mensen tussen de oren zit. En dat is wat ik ook versta onder bouwen. We hebben een mooi product geleverd gekregen en de volgende stap is om het elke keer weer beter te maken. Iedereen heeft contact met de klant, dus iedereen heeft ook steeds de ervaring en weet wat ze meemaken. Continu verbeteren doen we met zijn allen.”
Wat was de aanleiding voor een nieuw e-HRM systeem?
Theo: ”Er waren verschillende aanleidingen. Wij hadden enorm veel last van versnipperde systemen. Dit was lastig voor onszelf, maar ook voor de gebruikers. We hadden daar ontevreden gebruikers van en het werkte niet efficiënt. Uiteindelijk kwam daarbij dat we op enig moment moesten aanbesteden. Moeten en willen kwam bij elkaar. Daar is IJK in beeld gekomen. Het is niet zo dat als je begint aan een aanbesteding je al weet op welke leverancier je wil uitkomen. Uiteindelijk hebben wij gekozen voor een combinatie van kwaliteit, maar ook prijs.”
Welk effect heeft de algehele trend van digitalisering op de afdeling HR Operations?
“Ik denk dat het effect best groot is. De overgang naar het nieuwe systeem van AFAS is een enorme verandering geweest. Van een uitvoerende personeelsadministratie hebben we de stap gemaakt naar gedigitaliseerde processen waarbij je veel meer in de rol zit waarin je monitort en bijzondere gevallen behandelt. Het werk is minder uitvoerend en minder standaard geworden. Het werk is in omvang verminderd, maar is complexer en interessanter geworden.
Een aantal van de mensen die vroeger in de uitvoering van het werk zaten en mutaties deden en brieven maakten, zijn de afgelopen jaren doorgegroeid naar meer complexe werkzaamheden. Voor hen is het werk ook leuker geworden, maar in zijn totaliteit doen we het met minder mensen. Ik had niet verwacht dat deze verandering zo’n impact zou hebben. Er zijn ook nog veel stappen te maken. Ik zie dat de meeste mensen op onze afdeling de kans om iets nieuws te leren hebben aangegrepen. Terugkijkend is het een verandering die heel positief wordt beleefd.”
Zien jullie deze trend van digitalisering als een bedreiging of als een kans?
“Het is een gegeven. Het werk verandert voortdurend en wij moeten ons daar steeds op aanpassen. Als mensen ook zien dat die ontwikkelingen er zijn dan kunnen ze daar ook op voorsorteren. Ik nodig mensen ook van harte uit om mee te gaan, goed te blijven kijken naar wat er gebeurt en de kansen te zien en te pakken. Dit geldt voor HR, maar dit geldt in de breedte voor heel veel vakken in Nederland. Heel veel werk verandert door digitalisering en als je niet oplet dan heb je de boot gemist.”
In hoeverre is de ‘E’ inmiddels doordrongen in HRM op jullie afdeling?
“Die is niet meer weg te denken. Met de komst van Profit hebben we veel meer processen ‘ge-e-HRM ’t’. De eerste stap die wij met e-HRM hebben gezet is om het papieren proces te digitaliseren, maar het was eigenlijk nog steeds hetzelfde proces. De tweede stap die we nu gemaakt hebben is dat we echt digitaal zijn gaan werken. Papieren brieven zijn verleden tijd. Dat zijn nu gewoon transacties in het systeem. Het is totaal anders en dat is voor mensen best wennen, want vroeger deelde je een mooie brief uit waar een gratificatie op stond en nu is het zo dat we tegen iemand zeggen ‘joh dat heb je goed gedaan, ik ken je een gratificatie toe, gefeliciteerd ermee’. De manager legt het vast in Mijn Personeelszaken en that’s it. Het zit echt anders in elkaar. Het is niet weg te denken,” aldus Theo.
Welke punten staan er voor 2019 op de (e-)HRM agenda?
“Wij zijn bezig om ons hele wervings- en selectie en instroomproces goed in te richten. Daarnaast staat ook de digitale handtekening bij indiensttreding op de planning. Als mensen in dienst treden krijgen ze nog een hele lading e-mail te verwerken. Hoe mooi zou het zijn als dat straks digitaal gaat. Maar ook zijn we bezig om binnen enkele maanden de AFAS pocket-app live te hebben. Wij hoeven ons de komende periode niet te vervelen. Ambities genoeg!”